Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.), która weszła w życie dnia 13 października 2022 roku wywołała niemałe zainteresowanie, gdyż wprowadziła dużo nowości. Uwaga była skupiona głównie na przepisach dotyczących zasad tworzenia i funkcjonowania grup spółek. Warto również pochylić się nad zmianami dotyczącymi rad nadzorczych, albowiem przepisy te można traktować jako minimum dobrych praktyk co do sposobu funkcjonowania organów nadzorczych w spółkach. W tym krótkim opracowaniu zostaną wskazane najważniejsze zmiany dotyczące rad nadzorczych w spółkach akcyjnych.
Prawo do informacji
W związku z rozszerzeniem prawa rad nadzorczych do informacji, na zarząd nałożono dodatkowe obowiązki. Zgodnie z art. 3801 k.s.h. zarząd zobowiązany jest – bez dodatkowego wezwania – do udzielenia radzie nadzorczej informacji między innymi o uchwałach zarządu i ich przedmiocie, sytuacji spółki (w tym w zakresie jej majątku), a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki. Szczególnie w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym czy postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki. Przepis ten wskazuje również terminy, w których informacje te powinny zostać przekazane.
Warto jednak wskazać, że statut może wyżej wspomniane obowiązki wyłączyć bądź ograniczyć, zatem prawo to może nie być respektowane w stopniu, jaki założył sobie ustawodawca.
Prawo do korzystania z usług eksperta
Ciekawą zmianą jest ustanowienie instytucji doradcy rady nadzorczej, który może zbadać określoną sprawę dotyczącą spółki lub jej majątku, czy też przygotować określoną analizę bądź opinię. Co więcej, w przypadku wyboru doradcy zarząd zobowiązany jest także zapewnić mu dostęp do dokumentów i udzielać żądanych informacji. Przepisy jednak również w tym przypadku przewidują możliwość wyłączenia bądź ograniczenia tego prawa rady nadzorczej. Trzeba jednak mieć nadzieję, że prawo to nie będzie za często ograniczane, albowiem należy uznać je za jedno z najistotniejszych praw przyznanych radom nadzorczym, co może niezwykle podnieść jakość prac organów nadzoru.
Obowiązek przygotowania dodatkowego sprawozdania
Rady nadzorcze zostały zobowiązane do sporządzenia corocznego sprawozdania za ubiegły rok obrotowy, w którym zawarta ma zostać między innymi ocena sytuacji spółki. Ma ona uwzględniać adekwatność i skuteczność stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego czy też oceną realizacji obowiązków informacyjnych zarządu, o których mowa była powyżej.
Istotnym jest, że wraz z wprowadzeniem tego obowiązku radom nadzorczym rozszerzono, poza powyżej wspomnianym już uprawnieniem, prawo do informacji, albowiem w celu sporządzenia wspomnianego sprawozdania organ ten może badać wszystkie dokumenty spółki, jak również dokonywać rewizji stanu jej majątku. Może także żądać wyjaśnień, przy czym żądania te będzie mógł kierować do każdej osoby w sposób ciągły pracującej dla spółki lub z nią współpracującej.
Obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej
Pod lupę organu nadzoru poddano transakcje ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości – ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki. Wprowadzono również obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej. Co istotne, obowiązku tego jednak nie stosuje się do spółek, których co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi, oraz spółek należących do grup spółek.
Obowiązek należytej staranności, lojalności oraz poufności
Nowelizacja nałożyła na członków rad nadzorczych obowiązek dołożenia, przy wykonywaniu swoich zadań, staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Ponadto członek organu nie może ujawniać tajemnic spółki – przy czym obowiązek ten trwa również po wygaśnięciu mandatu.
Posiedzenia rady nadzorczej
Wprowadzono również kilka zmian w zakresie posiedzeń rady nadzorczej:
- Posiedzenia te mają być zwoływane przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia.
- Wskazano również, że posiedzenia powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.
- Pojawiła się przy tym regulacja analogiczna do tej, która ma zastosowanie do walnego zgromadzenia, dzięki której rada nadzorcza może podejmować uchwały bez formalnego zwołania lub podejmować uchwały nieobjęte porządkiem obrad.
Kolejną nowością jest obowiązek protokołowania posiedzeń rad nadzorczych. Warto zwrócić uwagę, że dotychczas posiedzenia co do zasady były protokołowane – przy czym wzorowano się na protokołach walnego zgromadzenia – jednak nie istniał wyraźny obowiązek w tym zakresie. Nowelizacja poza wprowadzeniem tego obowiązku wskazuje również podstawowe i obowiązkowe elementy takiego protokołu: porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków rady nadzorczej oraz liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. Wymagany jest także podpis co najmniej członka rady nadzorczej prowadzącego posiedzenie.
Udział biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej
W przypadku, gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza jest obowiązana (z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem) zawiadomić o terminie posiedzenia kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki. Przedmiotem takiego posiedzenia będzie między innymi ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Spółka ma zapewnić udział kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej, który przedstawia sprawozdanie z badania oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady.
Podsumowanie
Jak widać – nowelizacja nie tylko przyznaje dodatkowe prawa radom nadzorczym, lecz również nakłada na nie nowe obowiązki.
Uważam, że charakter nowych przepisów może niezwykle wpłynąć na samo istnienie organów nadzoru, gdyż precyzują one zasady funkcjonowania rad nadzorczych. Zdefiniowanie tych zasad może nie tylko uporządkować sposób ich działania, co w niektórych przypadkach nawet sprecyzować sam powód funkcjonowanie tych organów.