17.07.2020

Dane członków zarządu podlegają ochronie

Izabela Ustymenko

W stanowisku Urzędu Ochrony Danych Osobowych, opublikowanym w dniu 30 czerwca 2020 roku, organ postanowił rozwiać wątpliwości co do tego, czy dane kontaktowe członków organów i przedstawicieli osób prawnych pojawiających się w dokumentach podlegają ochronie na gruncie przepisów RODO. Warto bowiem w tym miejscu przypomnieć, że zgodnie z motywem 14 RODO, przepisy unijnego rozporządzenia znajdują zastosowanie wyłącznie do danych osobowych osób fizycznych, nie zapewniając tym samym ochrony danym osób prawnych (jak np. firma, dane kontaktowe spółki), w związku z czym niekiedy dla administratorów danych nie było w pełni jasne jak należy traktować dane osób reprezentujących spółkę przy zawieraniu umów, w szczególności jeśli dane takich osób figurowały już w publicznie dostępnych rejestrach takich jak KRS.

Urząd Ochrony Danych Osobowych, wychodząc naprzeciw powyżej opisanym wątpliwościom w swoim stanowisku potwierdził, że dane członków zarządu lub innych przedstawicieli spółek (i innych osób prawnych), jako dane osobowe osób fizycznych, odrębne od danych samej spółki, podlegają ochronie na gruncie przepisów RODO, w związku z czym wobec tych osób co do zasady administrator musi dopełnić obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO. Jednocześnie, organ podkreślił, że przepisy RODO znajdują zastosowanie również do danych pracowników i innych osób kontaktowych osób prawnych, takich jak w szczególności służbowe adresy e-mail.

Co do sposobu wypełnienia przez administratora obowiązków informacyjnych wobec ww. osób przy podpisywaniu umów, których stronami lub jedną ze stron jest osoba prawna, należy wyjaśnić, że w przypadku danych osób podpisujących w imieniu spółki wystarczające będzie umieszczenie w samej treści umowy informacji, o których mowa w art. 13 RODO. Jeśli zaś w umowie wskazano także dane przedstawicieli (np. pracowników) osób prawnych, które to dane nie zostały uzyskane bezpośrednio od tych przedstawicieli, to informacje wskazane w art. 14 RODO należy przedstawić tym osobom oddzielnie, np. przesyłając je mailowo lub pisemnie. Warto także zaznaczyć, że niekiedy administrator danych jest zwolniony z obowiązku informacyjnego, w szczególności w sytuacji, jeśli:

  • podmiot danych dysponuje już wszystkimi informacjami,
  • udzielenie takich informacji okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku,
  • dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.

W powyższym kontekście warto przytoczyć również interesujące, chociaż budzące pewne zastrzeżenia stanowisko wyrażone niedawno przez UODO na łamach Dziennika Gazety Prawnej, zgodnie z którym obowiązek informacyjny można wykonać również poprzez zamieszczenie informacji o administratorze wraz z linkiem do pełnej treści informacji w stopce maila.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera

Zapisując się do naszego newslettera wyrażasz zgodę na przesyłanie drogą e-mail informacji na temat istotnych wydarzeń z dziedziny prawa, zmian legislacyjnych oraz działalności Kancelarii.

czytaj więcej

Administratorem Twoich danych osobowych jest KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A. z siedzibą w Krakowie, ul. Kącik 4, 30-549 Kraków. Twoje dane będą przetwarzane w celu wysyłki naszego newslettera. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Kontakt

KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A.

    Strona jest chroniona przez Google reCAPTCHA v3. Więcej informacji o Google reCAPTCHA znajduje się w polityce prywatności i warunkach świadczenia usług.

    Administratorem Twoich danych osobowych jest
    KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A. z siedzibą w Krakowie, ul. Kącik 4, 30-549 Kraków. NIP: 9452181482 REGON: 123240424
    Przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość przesłaną przez formularz kontaktowy i dalszej komunikacji (co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes) – przez czas nie dłuższy niż konieczny do udzielenia Ci odpowiedzi, a potem przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.
    Warszawa

    Rondo ONZ 1,

    00-124 Warszawa,

    +48 12 3957161

    kontakt@kwkr.pl

    Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera

    Zapisując się do naszego newslettera wyrażasz zgodę na przesyłanie drogą e-mail informacji na temat istotnych wydarzeń z dziedziny prawa, zmian legislacyjnych oraz działalności Kancelarii.

    czytaj więcej

    Administratorem Twoich danych osobowych jest KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A. z siedzibą w Krakowie, ul. Kącik 4, 30-549 Kraków. Twoje dane będą przetwarzane w celu wysyłki naszego newslettera. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

     

    Do you want to be up to date? Sign up for our newsletter

    By subscribing to our newsletter, you consent to the sending of information by e-mail on important events in the field of law, legislative changes and the activities of the Law Firm.

    read more

    The administrator of your personal data is KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A. with headquarters in Krakow, ul. Kącik 4, 30-549 Krakow. Your data will be processed for the purpose of sending our newsletter. You have the right to request access to your personal data, their copies, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to the processing and to lodge a complaint with the supervisory authority. More details can be found in our Privacy Policy.