28.05.2020

Legalizacja czy apostille?

Izabela Ustymenko

Co zrobić w sytuacji, gdy chcemy posłużyć się dokumentem wydanym w innym państwie? Konieczne jest wówczas wcześniejsze jego zalegalizowanie lub nadanie mu klauzuli apostille.

Sprawa dotyczy dokumentów urzędowych (np. decyzji administracyjnych, aktów stanu cywilnego), sądowych, notarialnych i poświadczonych przez notariusza, handlowych, dyplomów uczelni wyższych i innych oficjalnych pism.

Legalizacja czy apostille? Różnice

Celem obu procedur jest potwierdzenie, że dany dokument faktycznie pochodzi od właściwego organu i został wydany w zgodzie z prawem danego państwa. Legalizacji dokonują urzędy konsularne na terenie państwa, skąd pochodzi dane pismo. Jednak aby uprościć i ujednolicić obieg dokumentów w obrocie międzynarodowym, w 1961 roku została zawarta Konwencja haska, która wprowadziła instytucję apostille. Stroną tej Konwencji jest między innymi Polska.

Apostille jest to klauzula nadawana przez określony urząd danego państwa, która poświadcza autentyczność podpisu, to, w jakim charakterze występowała osoba podpisująca oraz, jeżeli jest to konieczne, pieczęci, w jakie dokument jest zaopatrzony. Klauzulę tę nadaje się najczęściej w ministerstwach spraw zagranicznych (w Polsce zajmuje się tym Referat Legalizacji w MSZ w Warszawie), choć np. w USA leży to w gestii sekretarzy stanu w danym stanie.

Dodatkowe warunki apostille

Niektóre dokumenty przed złożeniem w MSZ celem nadania apostille wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia. Przykładowo, dokumenty sądowe i notarialne muszą zostać uprzednio przedłożone we właściwym sądzie okręgowym, a dokumenty handlowe w Krajowej Izbie Gospodarczej lub właściwej Izbie Handlowej. Co więcej, użycie dokumentów zagranicznych będzie się też zazwyczaj wiązało z koniecznością przetłumaczenia ich przez tłumacza przysięgłego na język urzędowy państwa, w którym chcemy się nimi posłużyć.

Z drugiej strony, wymogi legalizacyjne zostały niedawno mocno zredukowane dzięki integracji europejskiej. Zgodnie z ustawą, która weszła w życie przed rokiem, nie ma już konieczności legalizowania i uzyskiwania klauzuli apostille dla szeregu dokumentów urzędowych, zaświadczeń i orzeczeń sądowych. Dotyczy to m.in.:

  • zaświadczeń o niekaralności, odpisów aktów stanu cywilnego i orzeczeń z tego zakresu (m.in. orzeczeń w sprawach o stwierdzenie zgonu i uznanie za zmarłego),
  • zaświadczeń i orzeczeń niezbędnych do zawarcia małżeństwa (np. zaświadczenia stwierdzającego, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo),
  • orzeczeń sądowych z zakresu prawa rodzinnego (m.in. o separację, rozwód, unieważnienie małżeństwa, uznanie, zaprzeczenie ojcostwa i inne),
  • decyzji w sprawach obywatelstwa (np. w sprawie o uznanie za obywatela polskiego, potwierdzenia posiadania obywatelstwa polskiego, o uznanie za repatrianta itd.),
  • zaświadczeń o zameldowaniu i pobycie, zaświadczeń w związku z wyborami do PE (np. w przypadku zamiaru głosowania lub kandydowania w innym państwie).

Zatem w przypadku zamiaru posłużenia się polskim dokumentem za granicą lub zagranicznym w Polsce, musimy zdawać sobie sprawę, że będzie się to wiązało ze wszczęciem odpowiedniej procedury oraz uiszczeniem określonych opłat (m.in. opłata od nadania apostille 60 zł). Kluczowe będzie też to, z jakiego państwa dany dokument pochodzi. Przykładowo, inny reżim prawny będzie stosowany w przypadku Kanady (legalizacja przez urzędy konsularne), Izraela (apostille) i Francji (w zależności od rodzaju dokumentu – apostille lub jego brak).

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera

Zapisując się do naszego newslettera wyrażasz zgodę na przesyłanie drogą e-mail informacji na temat istotnych wydarzeń z dziedziny prawa, zmian legislacyjnych oraz działalności Kancelarii.

czytaj więcej

Administratorem Twoich danych osobowych jest KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A. z siedzibą w Krakowie, ul. Kącik 4, 30-549 Kraków. Twoje dane będą przetwarzane w celu wysyłki naszego newslettera. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Kontakt

KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A.

    Strona jest chroniona przez Google reCAPTCHA v3. Więcej informacji o Google reCAPTCHA znajduje się w polityce prywatności i warunkach świadczenia usług.

    Administratorem Twoich danych osobowych jest
    KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A. z siedzibą w Krakowie, ul. Kącik 4, 30-549 Kraków. NIP: 9452181482 REGON: 123240424
    Przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość przesłaną przez formularz kontaktowy i dalszej komunikacji (co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes) – przez czas nie dłuższy niż konieczny do udzielenia Ci odpowiedzi, a potem przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.
    Warszawa

    Rondo ONZ 1,

    00-124 Warszawa,

    +48 12 3957161

    kontakt@kwkr.pl

    Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera

    Zapisując się do naszego newslettera wyrażasz zgodę na przesyłanie drogą e-mail informacji na temat istotnych wydarzeń z dziedziny prawa, zmian legislacyjnych oraz działalności Kancelarii.

    czytaj więcej

    Administratorem Twoich danych osobowych jest KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A. z siedzibą w Krakowie, ul. Kącik 4, 30-549 Kraków. Twoje dane będą przetwarzane w celu wysyłki naszego newslettera. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

     

    Do you want to be up to date? Sign up for our newsletter

    By subscribing to our newsletter, you consent to the sending of information by e-mail on important events in the field of law, legislative changes and the activities of the Law Firm.

    read more

    The administrator of your personal data is KWKR Konieczny Wierzbicki i Partnerzy S.K.A. with headquarters in Krakow, ul. Kącik 4, 30-549 Krakow. Your data will be processed for the purpose of sending our newsletter. You have the right to request access to your personal data, their copies, rectification, deletion or limitation of processing, as well as the right to object to the processing and to lodge a complaint with the supervisory authority. More details can be found in our Privacy Policy.