01.09.2020

Dane osobowe w procesie rekrutacji

Łukasz Wieczorek

 

Ustawodawca w kodeksie pracy wprost wskazuje podania jakich danych osobowych może żądać pracodawca w toku procesu rekrutacji. Katalog ten obejmuje imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Przy czym pracodawca żąda podania danych osobowych w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Na tym tle powstaje np. wątpliwość, czy w ramach tego katalogu danych przyszły pracodawca może żądać potwierdzenia informacji z CV kandydata, w tym np. przekazania świadectw pracy. Podkreślenia wymaga, że od 1 stycznia 2019 r. nie obowiązuje już rozporządzenie ministra pracy z 28 maja 1996 r., zezwalające wprost na możliwość żądania świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia osoby ubiegającej się o pracę. Nie ma więc aktualnie podstawy prawnej, by jednolicie od wszystkich kandydatów żądać przekazania wszystkich świadectw pracy. Jednakże, jeśli poprzednie zatrudnienie pracownika zakończyło się w tym samym roku kalendarzowym, dostarczenie świadectwa pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia jest konieczne, gdyż służy to prawidłowemu wyliczeniu przysługującego pracownikowi urlopu oraz o ewentualnemu wykorzystaniu przez pracownika innych limitowanych absencji. Można więc uznać, że kandydata, z którym już podjęto decyzję o współpracy można w tych celach poprosić o udostępnienie świadectwa pracy od ostatniego pracodawcy.

Jeśli natomiast pracodawca jest w stanie wykazać, że informacje ze świadectwa pracy są niezbędne do wykonywania pracy na określonym stanowisku, okazanie przez kandydata świadectwa pracy (lub świadectw – i to nie tylko z aktualnego roku) może być wymogiem przyszłego pracodawcy w trakcie rekrutacji jeszcze przed sporządzeniem umowy. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych przez kandydata następować powinno co do zasady w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (np. poprzez okazanie świadectwa pracy). Co do zasady należałoby jednak potrzebę żądania świadectwa pracy rozważać indywidualnie – nie powinniśmy więc żądać okazywania świadectwa przez wszystkich kandydatów, lecz tylko przez tych, w przypadku których jest to uzasadnione.

Inne zmiany weszły w życie w dniu 4 maja 2019 r. – od tej daty pracodawcy nie mogą pozyskiwać od osób ubiegających się o zatrudnienie oraz pracowników danych osobowych w postaci imion ich rodziców. Oznacza to również, że od tej daty wystawiane świadectwo pracy także nie może zawierać tych danych.

W wielu sytuacjach przyszli pracodawcy widzą potrzebę w potwierdzaniu danych kandydata w innych źródłach niż oświadczenie samego kandydata, np. w drodze referencji. Przekazanie referencji może odbyć się z inicjatywy samego kandydata lub na wniosek pracodawcy, ale w takiej sytuacji nieprzekazanie tych dokumentów nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia. Należy również zwrócić uwagę na rygorystyczne stanowisko prezentowane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), który twierdzi, że co do zasady nie jest dozwolone potwierdzanie miejsc pracy osoby ubiegającej się o pracę z innych źródeł niż pracownik. Cytując PUODO:

Niedopuszczalne jest pozyskiwanie przez potencjalnego pracodawcę informacji o kandydacie na pracownika od jego poprzedniego pracodawcy, jeśli nie posiada on zgody kandydata na powyższe. Należy też pamiętać, że złożenie przez kandydata do pracy tzw. referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie. Pamiętać należy, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Potencjalny pracodawca nie może tym samym zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy. Podczas procesu rekrutacyjnego źródłem informacji, które dotyczą przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat.

Jest to oczywiście tylko pogląd wyrażony przez organ, ale należy zakładać, że będzie on podtrzymywane przez PUODO w razie np. przeprowadzania kontroli.

Kontakt

Konieczny, Wierzbicki
Kancelaria Radców Prawnych sp.p.
Warszawa

ul. Piękna 15 lok. 34

+48 12 3957161

kancelaria@kwkr.pl

    Strona jest chroniona przez Google reCAPTCHA v3. Więcej informacji o Google reCAPTCHA znajduje się w polityce prywatności i warunkach świadczenia usług.

    Administratorem Twoich danych osobowych jest Konieczny, Wierzbicki Kancelaria Radców Prawnych Sp. p. z siedzibą w Krakowie, ul. Kącik 4, 30-549 Kraków.
    NIP: 9452181482 REGON: 123240424
    Przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość przesłaną przez formularz kontaktowy i dalszej komunikacji (co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes) – przez czas nie dłuższy niż konieczny do udzielenia Ci odpowiedzi, a potem przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.
    mackrell Autoryzowany Doradca New Connect Invest in Poland british polish chamber of commerce Laureat Rankingu Kancelarii Prawniczych Rzeczpospolitej 2018 CATALYST Autoryzowany Doradca Irish polish chamber of commerce restrukturyzacja.pl