Według najnowszych badań mamy do czynienia ze spadkiem liczby ofert pracy w porównaniu do rekordowego pod tym względem początku roku 2022. Mimo wszystko zmiana pracy to zjawisko bardzo powszechne na polskim rynku. Bierzemy udział w licznych rekrutacjach, a co za tym idzie – przesyłamy wiele życiorysów, portfolio oraz innych dokumentów zawierających nasze dane osobowe. Co później dzieje się z nimi dzieje? Czy w przypadku, gdy nie dostaniemy pracy, powinny zostać usunięte z bazy? Odpowiedzmy sobie na te pytania.
Zapewne wielu z nas kojarzy sytuację, w której oczekuje na odpowiedź po rozmowie rekrutacyjnej. Zdarza się, że w czasie procesu rekrutacyjnego nie zastanawiamy się jak wiele istotnych informacji przekazujemy potencjalnemu pracodawcy. W życiorysie (CV) kandydata znajduje się mnóstwo istotnych danych, które mogą być później przechowywane przez firmę, do której aplikujemy.
Dzieje się tak między innymi dlatego, że osoba rekrutująca w imieniu firmy lub przedsiębiorstwa chce zabezpieczyć się na wypadek skargi wniesionej przez kandydata w razie odrzucenia jego kandydatury. Kwestia usuwania danych osobowych z firmowych baz danych to proces złożony i czasochłonny dla Administratora Danych Osobowych (ADO).
Retencja – jak długo?
Pod tym pojęciem kryje się przechowywanie danych osobowych. Zgodnie z rozporządzeniem RODO okres przechowywanie tego typu danych nie powinien być „dłuższy niż jest to niezbędne”. Co to w praktyce oznacza? Okres przechowywania informacji będzie różny w zależności od celu ich przechowywania. Inny termin będzie obowiązywał np. sklep internetowy w kwestii danych jego klientów, a inny w przypadku nagrań z monitoringu w miejscu pracy.
Okres retencji najczęściej ustalimy biorąc pod uwagę etap rekrutacji (udostępnienie CV na potrzeby udziału w otwartej rekrutacji lub na potrzeby przyszłych rekrutacji) oraz okres przedawnienia się roszczeń w sprawie, w której dane są zbierane. Może być on także podyktowany przez poszczególne regulacje prawne – np. okresy przechowywania danych osobowych wynikają z przepisów dotyczących akt osobowych pracowników.
Egzekwowanie terminu retencji i usuwanie naszych danych osobowych np. przez rekruterów czy wspomnianych wyżej ADO to wbrew pozorom niełatwa kwestia. Dane musza zostać usunięte od razu „gdy nie są one już potrzebne” (w myśl rozporządzenia RODO). Termin może nie być jednoznaczny i podlegać wielu interpretacjom, a samo ich wykasowanie z baz danych firmy, przedsiębiorstwa czy instytucji może być bardzo czasochłonne.
Rozbieżność opinii
Na temat retencji danych w 2019 wyniknął spór między Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych a Ministrem Cyfryzacji. W oświadczeniu MC była informacja, że po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami […]. Na innym stanowisku stał jednak Prezes UODO, który w sygnowanym przez siebie poradniku dla pracodawców pisał o konieczności „natychmiastowego usunięcia dokumentów aplikacyjnych po zakończeniu rekrutacji”.
Wyrok z sierpnia 2022 r.
Zarówno specjaliści w zakresie prawa pracy, jak i Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie przychylili się do zdania MC. Wyrok WSA z 4 sierpnia 2022 r. (II SA/Wa 542/22) uchylił decyzję Prezesa UODO jaką było upomnienie pracodawcy za „bezpodstawne przetwarzanie danych kandydatki po zakończonej rekrutacji”. Argumentacją Sądu była ochrona interesu pracodawcy w razie ewentualnych roszczeń. Jako kandydaci mamy bowiem prawo do odszkodowania nie niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę – zgodnie z art. 183d Kodeksu pracy – w przypadku udowodnienia, że prowadząca rekrutację firma naruszyła zasadę równego traktowania. Ponadto, należy pamiętać, że okres przedawnienia tego typu roszczeń to 3 lata. Z kolei jako pracodawcy mamy prawo do przechowywania danych w celu ewentualnej weryfikacji zarzutów ze strony kandydatów. Zdaniem WSA, przechowywanie danych jest uzasadnione interesem pracodawców oraz uczestników naboru.
Podsumowanie
Jak możemy zauważyć – kwestia retencji danych osobowych nie jest jednoznaczna. Jest to temat złożony i żywo dyskutowany. Na pewno czekają nas jeszcze orzeczenia sądów administracyjnych i decyzje Prezesa UODO, a docelowo – być może także zmiany w prowadzonych przez firmy Rejestrach Czynności Przetwarzania.
Niejednoznaczność stanowisk WSA i Prezesa UODO nie rozstrzyga dylematu, czy usunąć dane osobowe od razu, czy też przetrzymać je na wypadek ewentualnych skarg. Plusem może być to, że niezależnie którą drogę wybierzemy, możemy odwołać się do jednej z tych opinii.
Ta kwestia na pewno wymaga dalszej analizy oraz doprecyzowania. Pozostaje nam czekać na rozstrzygnięcia Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Podstawa prawna
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- wyrok WSA w Warszawie z dnia 4 sierpnia 2022 roku (II SA/Wa 542/22)